PMOとは？PM補佐だけ？導入メリットについて

近年、プロジェクトの複雑化や働き方改革による労働時間削減・人員削除のため効率化や課題解決が重要視される中「PMO」を設置している企業や言葉を耳にすることが多くなり、導入を検討している企業が増えてきています。

そんな興味を持ち始めている皆様にPMOについて簡単にご紹介します。

PMOとは？

PMOは「Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」の頭文字をとった略語です。PMOは、プロジェクメンバーや企業にたいしてマネジメントの支援を横断的におこなう部門やシステムのことで、その支援をおこない成功に導く人をプロジェクト・マネジメント・オフィサーといいます。

そんなPMOの重要な目的は、マネジメントをすることで「プロジェクトの成功確率」を高めることです。

PMO導入のメリット

プロジェクトを遂行する上でさまざまな課題などを感じた経験はないでしょうか？PMOを設置することでいくつもメリットはありますが、下記3点に大きく貢献し課題解決できる可能性が高まります。

1.プロジェクトの真因までを可視化

プロジェクトを把握するためにはさまざまな管理が必要です。しかし、管理手法だけを駆使し、忙しいPMが担当者の真因までを突き止めるのは不可能で関係を構築した上でのコミュニケーションが重要です。PMにかわりコミュニケーションを構築することで真因をききだしプロジェクトを可視化します。その上で問題を未然に防ぐことや万一発生したときもスムーズに解決する手助けができます。

2.業務効率と品質が上がる

プロジェクトを成功に導くために標準化の定着と他プロジェクトでつちかった知識をいかすことで、ブラッシュアップまでを実行するため業務の効率や品質のUPが期待できます。

3.PM、経営陣の業務軽減ができ、マネジメントに注力

PM、経営陣の作業を巻き取り負荷を軽減することができ、その分のリソースをプロジェクト以外のことにあてることも可能です。働き方改革で部下の労働時間削減や人員削減で経営陣たちへの負担が増えてきた現在、企業の存在価値を上げる戦略立案にかける時間が減ってきているのは深刻な問題となっています。

もちろんPMOにもデメリットもあります。

PMOとプロジェクトメンバーに上下関係はありませんが、マネジメントのため責められているととらわれる可能性などでメンバーとの衝突につながることや、PMO主体のプロジェクトとなってしまうと、PMとの役割があいまいになり存在感が薄くなり体制が崩れてしまうこともあります。

プロジェクトを成功に導くため日頃からコミュニケーションをとり信頼関係をつくり「影で動くプロジェクトのサポート役」に徹することが重要です。

PMOの立ち位置

PMOの立ち位置は求められている役割によってさまざまですが、大きくわけると2つにわけることができます。

1.単一プロジェクトへの参画

日本で多い立ち位置でPM（プロジェクトマネージャー）とメンバーのコミュニケーションが重要です。

· メンバーの進捗や問題を把握した上でPMへの報告

· 報告だけでなく問題が発生した際には改善策を提案

· PMの業務を把握し補佐

2.複数プロジェクトへの参画

複数プロジェクトを支援するためPMだけでなく、経営陣と円滑なコミュニケーションで良好な関係を構築する能力が重要です。

· 横断的に支援することで全体の底上げと改善

· PMの業務やスキルを把握し教育

· 各プロジェクトにPMOが配置されている場合はPMOのマネジメント

· PMより上の経営陣たちへ直接報告、改善策を提案

まとめ

PMOの概要やメリット、立ち位置などについて簡単に紹介しました。多様化するビジネスシーンや変化が激しい環境になるほどプロジェクトの成功率は下がっていきます。そんな需要が高くなっている今だからこそPMOの設置を一度検討してみてはいかがでしょうか？